10 formas prácticas de mejorar las habilidades de gestión del tiempo

¿Se siente a menudo estresado con demasiado trabajo o demasiadas responsabilidades? A medida que pasa el tiempo, ¿siente que tiene más tareas a mano que tiempo para hacerlas? Esto puede significar que es hora de mejorar sus importantes habilidades de gestión del tiempo.

El truco consiste en organizar sus tareas y utilizar su tiempo de manera eficaz para hacer más cosas cada día. Esto puede ayudarlo a reducir sus niveles de estrés y mejorar su productividad tanto en el trabajo como en el hogar.

Las habilidades de gestión del tiempo son importantes y llevará tiempo desarrollarlas a largo plazo. Encontrar lo que funciona mejor para usted y su apretada agenda es clave aquí.

Tabla de contenido

  1. ¿Qué es la gestión del tiempo?
  2. Cómo mejorar las habilidades de gestión del tiempo
  3. Pensamientos finales
  4. Más consejos sobre las habilidades de gestión del tiempo

¿Qué es la gestión del tiempo?

La gestión del tiempo se puede definir como «el proceso de toma de decisiones que estructura, protege y ajusta el tiempo de una persona a las condiciones ambientales cambiantes».[1].

La administración del tiempo requiere que esté consciente de su tiempo disponible, sus responsabilidades y sus habilidades personales, ya que todas estas cosas tendrán un impacto en la forma en que trabaja con el tiempo que tiene. La adaptabilidad también es un factor importante, ya que necesita poder cambiar sus tácticas según el tiempo que tenga o no tenga en un día determinado. Pueden ocurrir cambios inesperados en su horario diario que alteren su rutina habitual, y la administración del tiempo es la habilidad que lo ayudará a equilibrar esto y hacer las cosas.

La administración del tiempo suele ser más fácil para las personas que están naturalmente organizadas y orientadas a los detalles, pero cualquiera puede aprender esta habilidad con estrategias efectivas de administración del tiempo.

Cómo mejorar las habilidades de gestión del tiempo

Para comenzar, aquí hay 10 formas de mejorar sus habilidades de administración del tiempo y aumentar la productividad.

1. Delegar tareas

Es común que todos asumamos más tareas de las que somos capaces de completar. Esto a menudo puede resultar en estrés y agotamiento.

La delegación no significa que se esté escapando de sus responsabilidades, sino que está aprendiendo a administrar adecuadamente sus tareas. Aprenda el arte de delegar el trabajo a sus subordinados según sus habilidades y capacidades y haga más. Esto no solo le dará tiempo libre, sino que ayudará a los miembros de su equipo a sentirse como una pieza integral del rompecabezas del trabajo.

2. Priorizar el trabajo

Antes del comienzo del día, haga una lista de tareas que necesitan su atención inmediata. Las tareas sin importancia pueden consumir gran parte de su valioso tiempo, y tendemos a ofrecerles demasiada energía porque son más fáciles o menos estresantes.

Sin embargo, identificar las tareas urgentes que deben completarse ese día es fundamental para su productividad y una parte importante de sus habilidades de administración del tiempo. Una vez que sepa dónde poner su energía, comenzará a hacer las cosas en un orden que funcione para usted y su horario.

En resumen, priorice sus tareas importantes para mantenerse enfocado. También puede utilizar la Matriz de Eisenhower> para ayudarlo a comenzar con esto y ayudarlo a resolver problemas[2].

3. Cree un horario

Lleve consigo una agenda o un cuaderno y enumere todas las tareas que se le ocurran. Ser capaz de marcar elementos a medida que los completa le dará una sensación de logro y lo mantendrá motivado.

Haga una lista simple de tareas pendientes antes del comienzo del día, priorice las tareas y concéntrese en lo esencial. Asegúrese de que estas tareas también sean alcanzables. Si hay una gran tarea que debe completar, hágalo lo único en su lista. Puedes empujar a los demás al día siguiente.

Para administrar mejor sus habilidades de administración del tiempo, puede pensar en hacer tres listas: trabajo, hogar y personal. Con el Planificador de vida completa, puede programar y organizar sus tareas diarias fácilmente. También podrá mantener su mente enfocada solo en cosas verdaderamente importantes. ¡Coge el tuyo!

4. Configure fechas límite

Cuando tenga una tarea entre manos, establezca una fecha límite realista y cúmplala. Una vez que establezca una fecha límite, puede ser útil escribirla en una nota adhesiva y colocarla cerca de su espacio de trabajo. Esto le dará una señal visual para mantenerlo concentrado.

Intente establecer una fecha límite unos días antes de la fecha de vencimiento de la tarea para que pueda completar todas aquellas tareas que puedan interponerse en el camino. Ponte a prueba y cumple la fecha límite; recompénsese por enfrentar un desafío difícil en su lista de tareas en un período de tiempo limitado.

5. Supere la dilación

La dilación es una de las cosas que tiene un efecto negativo en la productividad. Puede resultar en una pérdida de tiempo y energía esenciales. Podría ser un problema importante tanto en su carrera como en su vida personal.[3].

Evitar la procrastinación puede ser difícil para muchos, pero es importante cuando estamos desarrollando habilidades de gestión del tiempo. Tendemos a posponer las cosas cuando nos sentimos aburridos o abrumados. Trate de programar actividades más pequeñas y divertidas a lo largo del día para dividir las tareas más difíciles. Esto puede ayudarlo a mantenerse encaminado.

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6. Afronte el estrés con prudencia

El estrés a menudo ocurre cuando aceptamos más trabajo del que somos capaces de realizar. El resultado es que nuestro cuerpo comienza a sentirse cansado, lo que puede afectar nuestra productividad.

El estrés se presenta en varias formas para diferentes personas, pero algunas formas productivas de lidiar con el estrés pueden incluir:

  1. Salir afuera
  2. Ejercitándose
  3. Practicando la meditación
  4. Llamar a un amigo
  5. Participar en tu pasatiempo favorito
  6. Escuchar música o un podcast

La clave es encontrar lo que funcione para usted cuando se trata de reducir su respuesta al estrés. Si no tiene tiempo para nada más, pruebe algunas técnicas de respiración. Estos se pueden hacer en minutos y se ha demostrado que reducen las hormonas que inducen el estrés.

7. Evite la multitarea

La mayoría de nosotros sentimos que la multitarea es una forma eficiente de hacer las cosas, pero la verdad es que lo hacemos mejor cuando nos enfocamos y nos concentramos en una sola cosa. La multitarea obstaculiza la productividad y debe evitarse para mejorar las habilidades de gestión del tiempo.

¡Utilice listas de tareas pendientes y fechas límite para ayudarlo a mantenerse enfocado! Al hacer esto, mejorará la calidad del trabajo que realiza. Espere hasta que termine uno antes de comenzar otro. Se sorprenderá de lo mucho que puede hacer.

8. Empiece temprano

La mayoría de las personas exitosas tienen una cosa en común: comienzan su día temprano, ya que les da tiempo para sentarse, pensar y planificar su día.

Cuando te levantas temprano, estás más tranquilo, más creativo y lúcido. A medida que avanza el día, sus niveles de energía comienzan a bajar, lo que afecta su productividad, motivación y concentración.[4].

Si no eres de los que se levanta temprano, puedes intentar despertarte treinta minutos antes de tu hora normal. Se sorprenderá de lo mucho que puede hacer en ese poco de tiempo. Si no quieres usarlo para trabajar, úsalo para hacer un poco de ejercicio o toma un desayuno saludable. Este tipo de rutina también contribuirá a su productividad durante el día.

Si necesita ayuda para sentirse más despierto por la mañana, consulte este video para obtener algunos consejos útiles:

9. Tome descansos regulares

Siempre que se sienta cansado y estresado, tómese un descanso de 10 a 15 minutos. Demasiado estrés puede afectar su cuerpo y afectar su productividad.

Para mayor motivación y concentración, programe sus descansos. Le ayuda a relajarse y volver a trabajar con energía más tarde. Si sabe que se acerca un descanso, es probable que pueda superar el aburrimiento o la falta de motivación para llevar a cabo la tarea en cuestión.

Sal a caminar, escucha música o haz algunos estiramientos rápidos. La mejor idea es tomarse un descanso del trabajo por completo y pasar tiempo con sus amigos y familiares.

10. Aprenda a decir no

Rechace cortésmente aceptar tareas adicionales si cree que ya está sobrecargado de trabajo. Eche un vistazo a su lista de tareas pendientes antes de aceptar realizar trabajo adicional. Ésta es una parte esencial de sus habilidades de gestión del tiempo.

A muchas personas les preocupa que decir no las haga parecer egoístas, pero la verdad es que decir no es una de las mejores formas de cuidar de ti y de tu tiempo. Cuando se ocupe de esto, encontrará que tiene más energía para dedicar a las cosas importantes, que las personas que lo rodean finalmente apreciarán.

Pensamientos finales

Cuando tenga claro lo que está en su plato, estará más concentrado y hará más en menos tiempo.

La buena gestión del tiempo requiere una práctica diaria de priorizar las tareas y organizarlas de una manera que pueda ahorrar tiempo y lograr más. Utilice las estrategias anteriores durante algunas semanas y vea si le ayudan. Es posible que se sorprenda de cuánto tiempo más parece tener.

Más consejos sobre las habilidades de gestión del tiempo

  • 20 consejos rápidos de gestión del tiempo para aumentar al máximo su productividad
  • La importancia de la gestión del tiempo: 8 formas en las que se dispara su éxito
  • 50 formas de aumentar la productividad y lograr más en menos tiempo

Crédito de la foto destacada: Brad Neathery a través de unsplash.com

Referencia

[1] Harvard Business Review: La gestión del tiempo es más que trucos para la vida
[2] Luxafor: La matriz de Eisenhower: la gestión del tiempo y las tareas simplificada
[3] MIT: Creencias óptimas inconsistentes en el tiempo: mala planificación, procrastinación y compromiso
[4] Chronobiology International: ¿Por qué la gente de la tarde se considera más inteligente que la de la mañana? El papel de los cinco grandes, el narcisismo y la capacidad cognitiva objetiva

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